Våra medlemmars personliga integritet är viktig för oss och vi vill att du ska känna dig trygg i hur behandlingen av dina personuppgifter sker. Vi vill med detta dokument informera dig om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter, för vilket ändamål vi gör det och hur länge uppgifterna sparas.
Riksorganisationen Popkollo är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlingen av personuppgifterna utförs enligt denna integritetspolicy.
Nedan kan du läsa om när, hur och i vilket syfte dina personuppgifter kommer att samlas in och behandlas av Popkollo. För viss behandling av personuppgifter är personuppgiftsansvaret gemensamt mellan Riksorganisationen Popkollo och våra medlemsföreningar. Popkollo anlitar även personuppgiftsbiträde för viss behandling av dina personuppgifter.
Om du har några frågor om vår personuppgiftshantering så är du välkommen att kontakta oss.
Kontaktuppgifter:
Riksorganisationen Popkollo
Ringvägen 21a
118 53 Stockholm
08-42 00 52 32
hej@popkollo.se
1. Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt går att koppla till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer och bilder. Behandling av personuppgifter innebär all typ av hantering av personuppgifter, som exempelvis insamling, registrering, överföring och radering.
2. Så skyddar vi dina uppgifter
Popkollo skyddar dina personuppgifter genom att vidta de åtgärder som krävs i varje enskilt fall. Åtgärderna kan vara av olika typ som till exempel tekniska it-lösningar eller organisatoriska åtgärder. Exempel på organisatoriska åtgärder kan vara för ändamålet framtagna rutiner, säkerhetspolicys och checklistor. Vi ser också till att det bara är de personer som behöver behandla dina personuppgifter i enighet med denna policy, som har tillgång till dem.
3. Gemensamt personuppgiftsansvar
De personuppgifter du lämnar i samband med att du blir medlem i en Popkolloförening kommer Riksorganisationen gemensamt ansvara för tillsammans med den medlemsförening du tillhör.
I de fall ansvaret är gemensamt har Riksorganisationen tillsammans med medlemsföreningarna bestämt ändamålet för behandlingen. Ändamålet med sådan behandling framgår nedan.
4. Vårt ändamål med behandlingen
Popkollo samlar in dina personuppgifter för att kunna administrera ditt medlemskap. Uppgifterna används inom ramen för vår musikverksamhet, utbildningsverksamhet, insamlingsverksamhet, informationsverksamhet samt övrig verksamhet som syftar till att kommunicera och serva dig som medlem eller annan person som är registrerad hos oss.
Ändamålet med behandlingen är framför allt att informera dig om vår verksamhet och för att kommunicera med dig. Detta sker exempelvis genom att vi skickar ut:
- nyhetsbrev, information
- inbjudningar till aktiviteter som till exempel medlemsmöten, träffar, utbildningar och kollon
- utvärderingar i samband med aktiviteter
- medlemsundersökningar
- erbjudande om att årligen förnya ditt medlemskap
Andra ändamål med behandlingen är också att kunna samla in pengar och gåvor av olika slag till verksamheten. Ytterligare ändamål av dina personuppgifter är att vi ska kunna sköta driften av medlemssystemet.
Vissa personuppgifter kan även behöva lagras och behandlas av bokföringsskäl. Detta gäller framförallt då du betalar en deltagaravgift, handlar i vår webbshop, ska få arvode eller lön utbetalt från oss eller om du lämnar gåvor och bidrag till organisationen.
För att du ska få relevant information och för att ditt medlemsskap ska administreras på bästa sätt kommer Popkollo att dela de uppgifter du lämnar i samband med att du blir medlem, med den medlemsförening du tillhör. Vilka dessa uppgifter är kan du läsa om under rubriken “När du blir medlem i en Popkolloförening”.
Dina personuppgifter samlas in på följande sätt:
4.1 När du blir medlem i en Popkolloförening
Dina personuppgifter samlas in och behandlas av Popkollo när du registrerar dig som medlem i en Popkolloförening via www.popkollo.se. Vi samlar in förnamn, efternamn, personnummer eller födelsedatum, adress, telefonnummer, mailadress, könsidentitet. Uppgifter som samlas in av Popkollo vid medlemsregistrering kommer att delas med den medlemsförening samt eventuellt distrikt du tillhör.
Personuppgiftsansvaret är då gemensamt med medlemsföreningen och distriktet och uppgifterna får då användas inom ramen för denna integritetspolicy. Uppgifter som insamlas i samband med att du blir medlem i Popkollo insamlas för att Popkollo ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig som medlem.
När du blir medlem godkänner du att:
- Riksorganisationen Popkollo får spara dina personuppgifter i två år. Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter tiden efter att ditt medlemskap har avslutats är att ge dig ytterligare möjligheter att förnya ditt medlemskap. Du kan också, när du vill på egen begäran, avsluta ditt medlemskap och få dina uppgifter raderade.
- Statliga myndigheter och revisorer för Riksorganisationen Popkollo får granska dina personuppgifter.
Du har rätt att:
- Slippa få dina personuppgifter utlämnade till andra.
- Få ut en utskrift med all information som Riksorganisationen Popkollo sparat om dig.
- Få dina uppgifter rättade om de är fel.
- Få uppgifter om dig raderade.
Riksorganisationen Popkollo, våra distrikt och medlemsföreningar använder dina personuppgifter till att:
- Söka bidrag från statliga myndigheter, landsting och regioner för varje medlem och varje förening.
- Göra kontroller via telefon för att veta att medlemmarna är med i föreningen.
- Låta revisorer för Riksorganisationen Popkollo slumpa fram ett antal föreningar och kontrollera att personuppgifterna stämmer.
- Ta fram relevant statistik för Riksorganisationen Popkollo.
- Kunna skicka ut information och be om svar på enkäter.
4.2 När du anmäler dig till ett kollo eller annan Popkollo-verksamhet
Dina personuppgifter samlas in och behandlas av Popkollo när du anmäler dig till en aktivitet via www.popkollo.se. Vi samlar in förnamn, efternamn, personnummer eller födelsedatum, adress, telefonnummer, mailadress, könsidentitet, information om vårdnadshavare, eventuella sjukdomstillstånd som är viktiga för oss att känna till för att tillgodose dina behov under aktiviteten. Uppgifter som samlas in av Riksorganisationen Popkollo vid anmälan till en aktivitet kommer att delas med den medlemsförening samt eventuellt distrikt du tillhör.
Personuppgiftsansvaret är då gemensamt med medlemsföreningen och distriktet och uppgifterna får då användas inom ramen för denna integritetspolicy. Uppgifter som insamlas i samband med att du anmäler dig till en aktivitet eller verksamhet som arrangeras av Riksorganisationen Popkollo insamlas för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig som deltagare. Uppgifterna sparas i max 2 år.
Din förening ansvarar för att:
- Aldrig lämna ut dina personuppgifter utan att du har godkänt det.
- Vara försiktiga så att ingen utanför föreningen kan ta del av dina personuppgifter.
4.3 När du medverkar i bild och video
Popkollo använder foton och film till bland annat marknadsföring på hemsidan och sociala medier, till att skapa identifikation till kommande deltagare, visa på verksamhet inför stödgivare och för att göra affisch och annat tryckt material inför kommande år. I anslutning till aktiviteten du deltar på får du skriva under att du samtycker till att medverka på bild. Fotografier och filmat material används till de ändamål och sparas så länge som medverkande på bild samtycker till.
4.4 När du ansöker om att bli ledare, volontär, praktikant eller om annat uppdrag eller tjänst hos Popkollo
När du ansöker om eller lämnar intresseanmälan till ett uppdrag inom Popkollo som annonserats på vår webbplats eller på annat sätt kommuniceras av oss, kommer de personuppgifter (namn, adress, mailadress samt telefonnummer) du lämnar tillsammans med ansökan i sin helhet, att sparas i max 2 år. Detta gäller oavsett om du har fått uppdraget eller inte. Ändamålet med behandlingen är att vi ska kunna matcha ihop nya uppdrag med tidigare sökanden.
Efter rekryteringen är avslutad sparar vi endast ditt namn, mailadress samt information om vilket uppdrag du sökt. Ändamålet med behandlingen är att kunna kontakta dig om det uppstår behov till ett liknande uppdrag. Efter max 2 år raderas dina personuppgifter.
I samband med ansökan/intresseanmälan kommer du att tillfrågas om du samtycker till att Popkollo behandlar dina personuppgifter. Samtycke krävs för att Popkollo ska kunna motta din ansökan/intresseanmälan. Du har rätt att när som helst återta sitt samtycke till behandlingen.
4.5 När du blir stödmedlem, ger en gåva eller handlar i vår webbshop
Personuppgifter (namn och adress) som du lämnar när du blir stödmedlem eller donerar en gåva till Popkollo kommer tillsammans med uppgift om gåvans belopp och tidpunkten för denna, att behandlas i syfte att uppfylla de lagkrav som finns enligt gällande bokföringsregler. Personuppgifter som lämnas om betalkortinformation och betalningssätt kommer bara användas för att kunna genomföra transaktionen och för att vi ska kunna uppfylla de skyldigheter vi har enligt gällande lagstiftning. Betalkortsinformation kommer raderas när transaktionen är genomförd.
De personuppgifter (namn, adress samt mailadress) du lämnar när du handlar i vår webbshop kommer att behandlas för att uppfylla krav enligt gällande bokföringsregler. I samma syfte kommer vi också att spara personuppgifter om betalningssätt, tidpunkt för order samt betalning. Uppgiften om betalkortsinformation kommer endast att sparas tills dess att transaktionen har genomförts.
5. Rätt att lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden
Riksorganisationen Popkollo använder sig av personuppgiftsbiträden för viss typ av behandling av dina personuppgifter. Ett personuppgiftsbiträde enligt GDPR är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Ett personuppgiftsbiträde kan till exempel vara ett företag eller ett offentligt organ eller annan extern part. Denna får bara behandla personuppgifterna enligt instruktion från den ansvarige och har ingen självständig rätt att bestämma ändamålet med behandlingen.
Riksorganisationen Popkollo använder sig av personuppgiftsbiträde som till exempel redovisningsbyrå, betalningstjänster, vid lagring av uppgifter, vårt medlemssystem, när vi skickar ut nyhetsbrev och medlemsmail. När vi delar dina personuppgifter till ett personuppgiftsbiträde så ansvarar vi för dina personuppgifter på samma sätt som att behandlingen hade skett hos oss.
Riksorganisationen Popkollo kommer inte lämna ut dina personuppgifter till någon annan än våra personuppgiftsbiträden och endast i de syften och ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy.
6. Din rätt till information
Du har rätt att en gång per kalenderår, kostnadsfritt få tillgång till de personuppgifter vi har om dig. Detta gör du genom att begära ett registerutdrag över den behandling vi har avseende dina personuppgifter . Du har också rätt att begära att vi ändrar dina personuppgifter om det finns någon felaktighet. Du har också rätt att få dina personuppgifter raderade.
Vi kan dock inte radera uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara så som vissa uppgifter vid uppgifter vid donationer eller uppgifter vi behöver spara enligt Bokföringslagen (1999:1078).
Om du vill veta vad för uppgifter om dig vi har registrerade hos oss så kan du skriva till oss på:
Riksorganisationen Popkollo
Ringvägen 21a
118 53 Stockholm
Här är ett exempel på hur du kan skriva en ansökan om registerutdrag:
Till ………………………………………………………………..
(Myndighet, företag, organisation)
Härmed ansöker jag om information enligt GDPR.
…………………………………………………………………….
(Ort och datum)
…………………………………………………………………….
(Namnteckning)
…………………………………………………………………….
(Namnförtydligande, personnummer och adress.)
7. Ändringar i integritetspolicyn
Riksorganisationen Popkollo har rätt att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om vi kommer göra någon uppdatering som har en avgörande betydelse av vår behandling av dina personuppgifter så kommer vi att informera dig om detta via mail och på vår webbplats, innan den nya policyn träder i kraft.
Den senaste versionen av integritetspolicyn hittar du alltid på vår webbplats.
Uppdaterades senast: 24 maj 2018